CPAS de Schaerbeek

Histoire

Avant l’année 2012, il n’existait pas, à proprement parler, de gestionnaire des archives qui se consacrait exclusivement à la mise en œuvre de la réglementation en la matière. Qui plus est, les services se contentaient la plupart du temps de transférer les documents dont ils jugeaient l’utilité administrative finie dans les locaux d’archivage sous leur format d’origine (fardes, classeurs, caisses en carton, …). L’accès aux locaux d’archivage, la consultation des archives et d’autres aspects n’étaient pas systématisés. Etant donné que le CPAS de Schaerbeek exerçait ses activités sur différents sites, les archives n’étaient pas centralisées dans un seul endroit. De manière générale, chaque bâtiment conservait les archives de ses occupants.

 

Collections

Actuellement, le CPAS de Schaerbeek gère approximativement 1500 mètres linéaires d’archives. La quasi totalité des documents sont administratifs comme par exemple : factures, registres des procès-verbaux, dossiers sociaux des citoyens bénéficiaires, dossiers des membres du personnel, contentieux, etc. Ceux-ci sont conservés sur trois sites différents :

  • un pour les archives définitives (3 locaux).
  • un pour les archives semi-courantes (1 local).
  • un pour leurs archives définitives d’une maison de repos (1 local).

Dans cette collection nous pouvons trouver des traces des procès-verbaux pour la période du Bureau de Bienfaisance de Schaerbeek datant de 1848 à 1925, de la Commission d’Aide Publique de 1955 à 1984 et de la Commission des Hospices Civils de 1852 à 1925.

 

 

Gestion, conservation et numérisation des archives

Le CPAS de Schaerbeek, sensible à l’importance de la conservation de ses documents archives, a mis sur pied un service dédié aux archives et a, par conséquent, engagé un gestionnaire des archives. Ainsi, depuis 2012, le service archives a pu atteindre les objectifs suivants :

  • Collecter, trier, classer, conditionner, conserver les documents d’archives, contrôler les transferts d’archives (entre locaux) ainsi que l’élimination des archives et tenir à jour l’inventaire des fonds.
  • Rechercher et communiquer les documents d’archives, répondre aux demandes de consultation/prêts et tenir à jour les registres des consultations, des prêts et des retours.
  • Élaborer, mettre à jour les procédures, outils et bases de données (ex. tableau de tri, …), dans le cadre d’une politique de gestion des archives et contrôler leur cohérence.
  • Mettre en place un plan d’action annuel, anticiper les besoins budgétaires (ex. matériel), établir et analyser des statistiques et effectuer des tâches administratives diverses (ex. commandes).
  • Contrôler, surveiller les normes de conservation des archives (locaux, respect de la réglementation, etc.) et la bonne application des procédures.
  • Mettre en œuvre des actions d’informations, de sensibilisation, de formation des producteurs d’archives sur les obligations et les finalités de l’archivage.
  • Représenter le service des archives lors des réunions internes et externes et développer des synergies avec d’autres archivistes via le Groupe de travail et d’information Archives, lequel est constitué de l’archiviste-chef de service des Archives de l’État à Bruxelles et des archivistes des communes et des CPAS bruxellois. Celui-ci a pour but d’assurer l’échange de conseils, des bonnes pratiques et des solutions face aux problèmes d’archivage rencontrés par les archivistes et gestionnaires des archives de ces entités.
  • S’occuper du déménagement des archives d’une des maisons de repos géré par le Centre.
  • Réorganiser le classement des archives courantes du service social (dossiers actifs des citoyens bénéficiaires).
  • Respecter les règles de déontologie.

 

 

 Informations supplémentaires

  • Adresse: Boulevard Reyers 70 – 1030 Bruxelles
  • Téléphone: 02/435.57.74.
  • Site internet: lien

 

 

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