CPAS de Saint-Gilles

Histoire

Fernand Bernier écrit en 1904 dans sa Monographie de Saint-Gilles-Lez-Bruxelles qu’il n’existait pas d’archives antérieures à 1861 qui racontaient les débuts du Bureau de Bienfaisance de Saint-Gilles, ancêtre du Centre Public d’Action Sociale de Saint-Gilles. Les registres des procès-verbaux commencent en 1861, précise Bernier. Cependant, les Archives de l’État à Bruxelles (Forest) conservent quelques dossiers de la Commission d’Assistance Publique de Saint-Gilles et des prédécesseurs en droit pour la période 1738-1903, concernant la gestion et l’acquisition de certains biens mobiliers de la CAP saint-gilloise.

Le document le plus ancien conservé au sein du CPAS date de 1861. L’institution conserve en effet ses premiers registres de procès-verbaux qui ont commencés le 30 mai 1861. Les premiers bureaux se situaient à l’enclos Bethléem et ce jusqu’en 1902 pour ensuite s’installer à la Rue du Fort n°25 dans des locaux qui étaient auparavant ceux d’une école primaire paroissiale.

En 1971, le président Albert Eylenbosch qui présidera le CPAS de Saint-Gilles durant un quart de siècle (1971-1995) reçoit pour mission de déménager la Commission d’Assistance Publique de Saint-Gilles vers la Chaussée de Waterloo n°255, pour des raisons de sécurité. En 1987, afin de centraliser tous les services du CPAS, il est décidé de déplacer tous les services du CPAS, vers la rue Fernand Bernier 40 dans le bâtiment des anciennes régies d’électricité et de gaz de Saint-Gilles, qui ont cessé leur activité en 1950. Cependant, le bâtiment a encore a été occupé par les régies de la Commune de Saint-Gilles jusqu’en 1985, et une partie des locaux a été partiellement exploités par les sociétés INTERCOM/SIBELGAZ. Les bureaux du CPAS de Saint-Gilles sont toujours situés à cet endroit.

Le CPAS gérait aussi l’hôpital Molière Longchamp jusqu’en 1996. Ensuite, cet établissement a été intégré dans le réseau des hôpitaux IRIS SUD. Quant à la maison de repos « Les Tilleuls », fondée en 1963 et située Rue Arthur Diderich n°32, elle est sous la tutelle du CPAS depuis sa création.

Les archives

Les archives se trouvent dans les caves du bâtiment, soit un total de 1,5 km d’archives dont 96 mètres linéaires ont déjà été détruits en conformité avec les Archives de l’état.

Nous ne disposons pas d’une date exacte pour la création du service, mais nous possédons des documents de 1975 qui décrivent les aménagements des locaux d’archives dans les caves à l’époque des régies. Même si nous pouvons dire que le service des archives du CPAS de Saint-Gilles existe depuis toujours, il s’agissait d’avoir des locaux de stockage d’archives de tous les services mais sans un archiviste dédié, chaque assistant social devait descendre chercher lui-même les dossiers sociaux dont il avait besoin.

L’équipe du service archives était auparavant composé de trois travailleurs en réinsertion professionnelle ne possédant aucune connaissance du métier d’archiviste. De même, ces travailleurs réceptionnaient (sans connaître le contenu des documents qu’ils recevaient) des classeurs et boîtes en carton des différents services du CPAS afin de les ranger dans les caves. Il n’y avait pas d’harmonisation pour :

Les locaux attribués aux différents services (dans la mesure où certains services n’avaient pas d’espace d’archivage) ;
La manière de ranger et de classer l’information au sein de chaque service et même au sein du même service (par date, par DI, par ordre alphabétique, par date d’élimination, etc.) ;
Les outils utilisés pour classer les informations (boîtes en carton, classeurs, caisses,…) ;
Aucun service n’avait une politique d’archivage

En 2020, au beau milieu de la pandémie du coronavirus, une adjointe administrative en poste fixe rejoint la personne engagée au secrétariat général qui avait dans ses tâches de veiller sur les archives. En raison de cette période difficile, cette personne consacrera son temps à rattraper le retard dans les tâches hebdomadaires du service. Dès lors, les deux employés des archives ont commencé un travail substantiel afin d’acquérir une connaissance de la gestion des dossiers sociaux du Service Social Général, c’est-à-dire des entrées, des sorties, du rangement et des prêts de ces dossiers.

Une base de données (registre des entrées et sorties de dossiers sociaux) a été mise en place en septembre 2019 ce qui avait déjà permis de retrouver toute une série de dossiers égarés lors des dernières années. Cette base de données permet une gestion exacte de prêts de dossiers de manière à identifier facilement la personne qui l’a demandé, la date de la demande et le statut de la demande.

Collections

Les archives du CPAS de Saint-Gilles contiennent des documents datant depuis 1861. La plupart de ces archives proviennent des services internes du CPAS. On y trouve les séries suivantes :

Dossiers du personnel
Service technique et marchés publics
Archives Collectif Violette (aide aux personnes âgées et aide à domicile)
Affaires générales
Dossiers sociaux
Finances – Comptabilité
Mandats
Archives du Secteur Emploi (ISP)
Archives de Monsieur le Secrétaire Général
Archives des présidents du CPAS

Le CPAS possède également un petit fond photographique concernant les festivités internes à l’administration centrale, à l’hôpital Molière et à la résidence « Les Tilleuls » depuis 1989. De plus, une petite collection d’ouvrages historiques rédigés par Albert Eylenbosch et l’ASBL « Les Rencontres Saint-Gilloises » sur la vie culturelle et les artistes de la commune de Saint-Gilles fait également partie des collections du CPAS.

Un modeste fonds historique sur l’activité et la gestion de l’hôpital Molière figure parmi les collections. En outre, un fonds de plans et de cartes concernant la construction et la rénovation du complexe des régies, de la résidence « Les Tilleuls » et de l’hôpital Molière, qui n’a pas encore été inventorié, en fait également partie.

Le CPAS a versé un total de 74 mètres linéaires d’archives à la commune de Saint-Gilles, couvrant la période de 1887 à 2006. Les séries suivantes étaient présentes :

Collection de publications le Mouvement communal et la Revue communale (1951-1975)
Les Annales de la Régie Directe (1901-1931)
Collection Régie Foncière (1991-2006)
Comptes & rapports des Régies (1901-1914)
Bulletins Communaux (1887-1980)
Comptabilité des Régies (1946-1951)
Livrets in memoriam des échevins (1928-1955)
Livrets jubilés administratifs des échevins (1911-1956)
Rapport du collège au conseil communal « Affaire du boulevard Jamar (1908)
Un fond non inventorié des archives des Régie d’électricité et de Gaz (1930-1980)

Gestion, conservation et destruction d’archives

Il existe des précédents d’une destruction d’archives réalisée en 2013, mais il n’existe pas de bordereau expliquant les types d’archives et la quantité détruites. Au début de l’année 2021, la première demande conforme de destruction a été faite et accordée par les Archives de l’État pour l’élimination de 36 mètres linéaires de dossiers sociaux datant de 1950 à 1988. Après avoir libéré un espace considérable pour le Service Social Général, le service des archives s’est ensuite attaqué au service des Affaires Générales, où 60 mètres linéaires supplémentaires ont été détruits.

À la suite de cette intervention, les archives à conserver à perpétuité, telles que les registres des procès-verbaux, les photos, les collections historiques, etc., ont été conditionnées dans des boîtes non acides, représentant à peine 5 % de l’ensemble des archives.

Dans le cadre du respect du Règlement Général de la Protection des Données ainsi que du respect des normes minimales de la Banque Carrefour un système de destruction des documents ou poubelles papier a été organisé à partir de février 2020. La cellule archive collectait la poubelle papier de tous les bureaux du bâtiment central deux fois par semaine. À partir de la fin 2021, pour des raisons pratiques il a été décidé que le service logistique se chargerait de collecter le papier et l’amènerait au local de destruction. Le chauffeur du CPAS fait la tournée des sites extérieurs afin d’aussi en récolter les poubelles papier.

Par la suite, la cellule archive détruit le papier dans le local de destruction aménagée pour cette tâche. Le CPAS détruit donc tous les documents administratifs qui ne nécessitent pas d’autorisation pour leur destruction afin d’éviter tout risque de fuite des données à caractère personnel.

Conformité des locaux et du personnel

En 2018, un inventaire non exhaustif du contenu de tous les locaux des archives a été réalisé, et un plan d’action a été établi afin de mettre à niveau les archives du CPAS. Un important travail interne et artisanal de mise en place d’étagères a été effectué par le Service Patrimoine du CPAS.

A partir de 2021, ces étagères ont commencé à être remplacées via des sociétés externes. Les systèmes de lumière, de sécurité et de détection d’incendies sont également conformes. D’ailleurs une formation chez les pompiers et à la manutention des charges est obligatoire pour l’équipe des archives du CPAS a été organisée.

Actuellement, uniquement des boîtes en carton, dont les dimensions permettent facilement leur transport par des travailleurs, sont utilisées. De même, pour les classeurs, des boîtes « classeurs » en carton sont utilisées. L’équipe des archives dispose également de chariots, de bureaux et de chaises ergonomiques afin d’améliorer la qualité de l’espace de travail.

Accompagnement des services

Les archives du CPAS se sont professionnalisées et travaillent avec un plan d’action annuel créé par la référente archives et validé par la ligne hiérarchique. En 2022, la cellule archive, suite aux formations et compte tenu de la réalité du terrain, a constaté les besoins institutionnels d’harmoniser la logique de l’archivage papier et électronique. Par conséquent, elle a décidé de créer un accompagnement pour développer les bonnes pratiques d’archivage au sein des services. Pour la mise en place de cette procédure, les objectifs suivants ont été fixés :

Rencontrer les services et fixer ensemble une procédure d’archivage ;
Designer un référent archives dans chaque service ;
Trier et identifier les archives dont le délai de conservation est dépassé ;

Le premier service accompagné a été le Secrétariat Général, où la cellule archives a identifié un volume important de documents à trier et un grand travail d’aménagement d’étagères a également été fait. Le tri de ce local a pris quatre mois de travail.

Un travail de vérification de processus a été fait l’année dernière avec les responsables de services afin d’identifier les archives produites par chaque service et d’établir une logique d’archivage. Un inventaire sera donné à chaque service après le travail de tri.

Une intervention est prévue prochainement dans les archives comptables du CPAS de Saint-Gilles. Tout comme d’autres pouvoirs locaux à Bruxelles, le problème d’espace se pose dans ce type d’archives au CPAS, ce qui rend le tri et la destruction de ces pièces particulièrement nécessaires.

Fonctionnement du service

Actuellement, le service archives a retrouvé sa stabilité et compte deux postes administratifs fixes et un travailleur aide-logistique sous contrat art.60. Les trois travailleurs assurent les tâches hebdomadaires de la cellule : entrées et sorties des dossier sociaux, classement de documents entrants, destruction de papier, reconditionnement des archives, réorganisation des locaux et tri d’archives. En plus de cela, la cellule archives soutient la cellule communication dans des tâches spécifiques. À ces tâches, s’ajoutent la création des premiers inventaires des archives de l’institution.

En matière de valorisation, le CPAS de Saint-Gilles est désormais membre d’ArchivIris, ainsi que membre de l’Association des Archivistes Francophones de Belgique.

Les archives du CPAS sont quasiment toutes sur version papier, avec très peu de documents numériques, lesquels sont gérés par chaque service.