OCMW van Sint-Gillis

Geschiedenis

Fernand Bernier schreef in 1904 in zijn monografie over Saint-Gilles-Lez-Bruxelles dat er vóór 1861 geen archieven bestonden over Bureel van Weldadigheid van Sint-Gillis, de voorloper van het OCMW. “De notulenboeken beginnen in 1861,” zegt Bernier. Het Rijksarchief  Brussel (Vorst) bewaart echter een aantal dossiers van de Commissie van Openbare Onderstand van Sint-Gilles en haar rechtsvoorgangers, voor de periode 1738-1903, over het beheer en de aankoop van bepaalde roerende goederen van de CAP van Sint-Gillis.

Het oudste document in het bezit van het OCMW dateert van 1861. De instelling heeft nog steeds haar eerste notulenboeken, die beginnen op 30 mei 1861. De eerste kantoren bevonden zich echter in de omheining van Bethlehem tot 1902, toen ze verhuisden naar de Rue du Fort 25 in de lokalen die voordien dienst deden als parochiale lagere school.

In 1971 kreeg Voorzitter Albert Eylenbosch, die een kwart eeuw (1971-1995) het OCMW van Sint-Gillis zou voorzitten, de opdracht om de Commissie voor Openbare Bijstand van Sint-Gillis om veiligheidsredenen naar de Chaussée de Waterloo 255 te verhuizen. Om alle diensten van het OCMW te centraliseren, besloot hij in 1987 om ze te verhuizen naar de Fernand Bernierstraat 40, in het gebouw van de vroegere elektriciteits- en gasmaatschappijen van Sint-Gillis, die in 1950 hun activiteiten stop zetten.  Het gebouw werd echter tot 1985 gebruikt door de gemeente Sint-Gillis en een deel van het gebouw werd gedeeltelijk gebruikt door INTERCOM/SIBELGAZ. Het OCMW van Sint-Gillis is momenteel in hetzelfde gebouw gevestigd.

Het OCMW beheerde het ziekenhuis Molière Longchamp tot 1996. Daarna werd deze vestiging geïntegreerd in het IRIS SUD ziekenhuisnetwerk.  Het rusthuis “Les Tilleuls”, opgericht in 1963 aan de Rue Arthur Diderich 32, staat sinds zijn oprichting onder toezicht van het OCMW, tot vandaag.

De archieven

De archieven bevinden zich in de kelders van het gebouw. In totaal gaat het om 1,5 km archief, waarvan 96 strekkende meter al is vernietigd in overeenstemming met het Rijksarchief.

We hebben geen exacte datum voor de oprichting van de afdeling, maar we hebben wel documenten uit 1975 die de indeling van de archiefruimtes in de kelders ten tijde van de régies beschrijven.  Hoewel we kunnen zeggen dat de archiefafdeling van het OCMW van Sint-Gillis altijd heeft bestaan, was het de bedoeling om opslagruimte te hebben voor de archieven van alle afdelingen. Maar zonder een archivaris moest elke maatschappelijk werker zelf de sociale dossiers gaan halen die ze nodig hadden.

Het archiveringsteam bestond uit drie arbeiders die werden gere-integreerd in de arbeidsmarkt en die geen kennis hadden van archivering. Op dezelfde manier ontvingen deze arbeiders (zonder de inhoud te kennen van de documenten die ze ontvingen) klasseurs en kartonnen dozen van de verschillende OCMW-afdelingen en bewaarden ze die in de kelders. Er was geen harmonisatie van :

  • De lokalen die aan de verschillende diensten werden toegewezen (voor zover sommige diensten niet over archiefruimte beschikten);
  • De manier waarop informatie binnen elke afdeling en zelfs binnen dezelfde afdeling werd geordend (op datum, op ID, in alfabetische volgorde, op datum van verwijdering, enz;)
  • De hulpmiddelen die werden gebruikt om informatie te classificeren (kartonnen dozen, klasseurs, archiefkasten, kratten, enz;)
  • Geen enkele afdeling had een archiveringsbeleid.

In 2020, tijdens de coronavirus pandemie, kwam eeen administratief assistent de persoon versterken van het algemene secretariaat, die tot dan voor de archieven had gezorgd. Vanwege de moeilijke omstandigheden besteedde deze persoon haar tijd vooral aan het inhalen van de vertraging in de wekelijkse taken van de afdeling. Als gevolg hiervan begonnen de twee archiefmedewerkers hard te werken om kennis te verwerven over het beheer van de sociale dossiers van de Algemene Sociale Dienst, d.w.z. invoer, uitvoer, opslag en uitlening van deze bestanden.

Een databank (register van de binnenkomende en uitgaande sociale dossiers) werd opgezet in september 2019, waardoor een hele reeks dossiers werden teruggevonden die in de voorbije jaren waren zoek geraakt. Deze databank maakt het mogelijk om uitleningen van dossiers nauwkeurig te beheren zodat de persoon die het dossier aanvraagt, de datum van de aanvraag en de status van de aanvraag gemakkelijk kan worden opgevolgd.

De archieven van het rusthuis bevinden zich in de kelders aldaar. Het archiefteam van het OCMW beheert deze archieven niet, maar een interventie is aangevraagd.

 

Collecties

De archieven van het OCMW van Sint-Gillis bevatten documenten die teruggaan tot 1861. De meeste van deze archieven zijn afkomstig van de interne diensten van het OCMW. Ze omvatten de volgende series:

  • Personeelsdossiers
  • Technische dienst en overheidsopdrachten
  • Archief van het ‘Collectif Violette’ (bejaardenhulp en thuishulp)
  • Algemene zaken
  • Sociale dossiers
  • Financiën – Boekhouding
  • Mandaten
  • Archief van de sector Werkgelegenheid (ISP)
  • Archief van de Secretaris-Generaal
  • Archief van de voorzitters van het OCMW

Het OCMW heeft ook een kleine collectie foto’s met betrekking tot interne feestelijkheden in het hoofdbestuur, het Molière-ziekenhuis en de residentie “Les Tilleuls” sinds 1989. Daarnaast is er een kleine collectie historische werken van Albert Eylenbosch en de VZW “Les Rencontres Saint-Gilloises” over het culturele leven en de kunstenaars van de gemeente Sint-Gillis.

Een bescheiden historische collectie over de activiteiten en het beheer van het Molière-ziekenhuis maakt ook deel uit van de collecties. Een verzameling plannen en kaarten met betrekking tot de bouw en renovatie van het Régies-complex, de residentie “Les Tilleuls” en het Molière-ziekenhuis, die nog niet geïnventariseerd is, wordt ook bewaard.

Het OCMW heeft 74 strekkende meter archief overgedragen aan de gemeente Sint-Gillis voor de periode 1887-2006. Het gaat om de volgende reeksen:

  • Collectie ‘Mouvement et revue Communal’ (1951-1975)
  • De ‘Annales de la Régie Directe’ (1901-1931)
  • Verzameling ‘Régie Foncière’ (1991-2006)
  • Rekeningen en verslagen van de Régies (1901-1914)
  • Gemeentelijke bulletins (1887-1980)
  • Rekeningen van de Régies (1946-1951)
  • In memoriam boekjes van schepenen (1928-1955)
  • Bestuurlijke jubileumboekjes van schepenen (1911-1956)
  • Verslag van het College aan de Gemeenteraad “Affaire du boulevard Jamar” (1908)
  • Niet-geïnventariseerde archieven van de Régie d’électricité et de Gaz (1930-1980)

Beheer, bewaring en vernietiging van archieven

Er is archief vernietigd vóór 2013, maar de omvang en de types documenten werden toen niet geregistreerd. Begin 2021 werd de eerste conforme aanvraag tot vernietiging ingediend bij het Rijksarchief, voor 36 meter sociale dossiers, voor 1950-1988. Na het vrijmaken van een aanzienlijke hoeveelheid ruimte voor de Algemene Sociale Dienst pakte de archiefdienst vervolgens de afdeling Algemene Zaken aan, waar nog eens 60 meter werd vernietigd.

Na deze interventie, werden de archieven die voor altijd bewaard moeten worden, zoals de notulenboeken, foto’s, historische collecties, enz. verpakt in zuurvrije dozen. Deze vertegenwoordigen echter nauwelijks 5% van alle archieven.

In het kader van de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de minimumnormen van de Kruispuntbank werd vanaf februari 2020 een systeem voor de vernietiging van documenten opgezet. De archiefdienst haalde twee keer per week het oud papier van alle kantoren in het centrale gebouw op. Vanaf eind 2021 werd om praktische redenen beslist dat de logistieke dienst het papier ophaalt en naar de vernietigingsruimte brengt. De chauffeur van het OCMW maakt de ronde langs de externe sites om ook daar het papierafval op te halen.

De archiefdienst vernietigt dit vervolgens in de daarvoor ingerichte vernietigingsruimte. Het OCMW vernietigt dus alle administratieve documenten waarvoor geen toestemming voor vernietiging nodig is, om elk risico op lekken van persoonsgegevens te vermijden.

Lokalen en personeel

In 2018 werd een niet-exhaustieve inventaris van de inhoud van alle archiefruimten uitgevoerd en werd een actieplan opgesteld om de archieven van het OCMW te professionaliseren. De afdeling Erfgoed van het OCMW heeft rekken geplaatst.

Vanaf 2021 zullen deze rekken door externe bedrijven worden vervangen. De verlichtings-, beveiligings- en branddetectiesystemen voldoen ook aan de normen. Training in brandbestrijding en het hanteren van ladingen is verplicht voor het archiefteam van het OCMW.

Momenteel worden er alleen kartonnen dozen gebruikt, die door hun afmetingen gemakkelijk door de werknemers kunnen worden vervoerd. Het archiefteam heeft ook ergonomische trolleys, bureaus en stoelen om de kwaliteit van de werkruimte te verbeteren.

Ondersteuning voor afdelingen

De archieven van het OCMW zijn geprofessionaliseerd en werken met een jaarlijks actieplan dat wordt opgesteld door de archiefverantwoordelijke en gevalideerd door de hiërarchie. In 2022 heeft de archiefdienst, na een aantal opleidingen en rekening houdend met de realiteit op het terrein, de noodzaak vastgesteld om de logica van papieren en elektronische archivering te harmoniseren. Er werd besloten om een ondersteuningssysteem te creëren om goede archiveringspraktijken te ontwikkelen binnen de diensten. Voor de uitvoering van deze procedure werden de volgende doelstellingen bepaald:

  • Vergaderen met afdelingen, en samen een archiveringsprocedure opstellen;
  • In elke afdeling een archiefbeheerder aanstellen;
  • Archieven die hun bewaartermijn hebben overschreden selecteren en identificeren.

De eerste afdeling die werd ondersteund was het secretariaat-generaal, waar een grote hoeveelheid documenten werden geiidentificeerd die moest worden geselecteerd. Ook werd een groot project uitgevoerd om rekken in te richten. Het selecteren van het archief van deze afdeling nam vier maanden in beslag.

Vorig jaar werd een procesaudit uitgevoerd met de afdelingshoofden om de door elke afdeling geproduceerde archieven te identificeren en een archiveringslogica op te stellen. Zodra de sorteerwerkzaamheden zijn afgerond, zal elke afdeling een inventaris ontvangen.

In de nabije toekomst is een interventie gepland voor de boekhoudkundige stukken van het OCMW van Sint-Gillis. Net als bij andere Brusselse gemeenten nemen deze veel plaats in, waardoor hun de selectie en vernietiging bijzonder noodzakelijk is.

Functionering van de dienst

Op dit moment is de archiefdienst stabiel, met twee vaste administratieve krachten en een logistiek medewerker met een artikel 60-contract. De drie werknemers voeren de wekelijkse taken van de eenheid uit: sociale dossiers invoeren en bewaren, inkomende documenten klasseren, papier vernietigen, archieven herverpakken, lokalen reorganiseren en archieven sorteren.  Daarnaast ondersteunt de archiefafdeling de communicatieafdeling bij specifieke taken. Naast deze taken werden de eerste inventarissen van de archieven van de instelling gemaakt.

Op het vlak van valorisatie is het OCMW van Sint-Gillis lid van ArchivIris en van de Association des Archivistes Francophones de Belgique.

De archieven van het OCMW zijn bijna volledig op papier, met heel weinig digitale documenten. Deze worden beheerd door de verschillende afdelingen.

Bijkomende informatie

 

 

© OCMW van Sint-Gillis – Alle rechten voorbehouden