OCMW van Schaarbeek

Geschiedenis

Voor het jaar 2012 was er geen eigenlijke archiefbeheerder die zich uitsluitend met de toepassing van de reglementering ter zake bezighield. Sterker nog, de diensten namen er in de meeste gevallen genoegen mee de documenten, waarvan ze dachten dat die niet langer administratief nuttig waren, over te brengen naar de archieflokalen in hun originele formaat (mappen, ordners, kartonnen dozen, …). Er was geen systeem voor de toegang tot de archieflokalen, de raadpleging van het archief en andere aspecten. Aangezien het OCMW van Schaarbeek zijn activiteiten op verschillende sites uitoefende, was het archief niet gecentraliseerd op één enkele plaats. Algemeen genomen werd in elk gebouw het archief van zijn gebruikers bewaard.

 

 

 

Collecties

Momenteel hebben we circa 1450 strekkende meter archief. Het zijn allemaal administratieve documenten, zoals: facturen, verslagenregisters, sociale dossiers van de begunstigde burgers, dossiers van de personeelsleden, geschillen enz. Deze worden op drie verschillende sites bewaard:

  • een site voor het definitieve archief (3 lokalen).
  • een site voor het semi-statisch archief (1 lokaal).
  • een site voor het definitieve archief van een rusthuis (1 lokaal).

 

 

In deze verzameling vinden we sporen van verslagen uit de periode van het Bureel van Weldadigheid, daterend van 1848 tot 1925, van de Commissie van Openbare Onderstand van 1955 tot 1984 en van de Commissie van Burgerlijke Godshuizen van 1852 tot 1925.

 

 

Beheer, bewaring en digitalisering van het archief

Het OCMW van Schaarbeek, dat oog heeft voor het belang van archiefdocumenten, heeft een dienst gewijd aan het archief en heeft bijgevolg een archiefbeheerder. Sinds 2012 de volgende doelstellingen kunnen bereiken:

  • verzamelen, selecteren, klasseren, verpakken en bewaren van de archiefdocumenten, controleren van de archiefoverdrachten (tussen lokalen) en verwijdering van archiefdocumenten en up-to-date houden van de inventaris van de archiefdocumenten.
  • archiefdocumenten opzoeken en bezorgen, de aanvragen voor raadpleging/uitlening beantwoorden en de registers van de raadplegingen, uitleningen en teruggaves up-to-date houden.
  • de procedures, tools en gegevensbanken creëren en bijwerken (bv. selectielijst,…) in het kader van een archiefbeleid en hun coherentie controleren.
  • een jaarlijks actieplan invoeren, op de budgettaire noden anticiperen (bv. materieel), statistieken opstellen en analyseren en verschillende administratieve taken uitvoeren (bv. bestellingen).
  • de normen voor de bewaring van archieven (lokalen, naleving van de reglementering enz.) en de procedures controleren en erop toezien dat ze goed toegepast worden.
  • acties uitrollen om de diensten die archiefdocumenten produceren te informeren, sensibiliseren en op te leiden voor wat hun plichten op het vlak van archivering en de doelen van het archiveren betreft.
  • de archiefdienst vertegenwoordigen op de interne en externe vergaderingen en samenwerkingsverbanden ontwikkelen met andere archivarissen via de werk- en infogroep Archieven, die bestaat uit de hoofdarchivaris van het Rijksarchief te Brussel en de archivarissen van de Brusselse gemeenten en OCMW’s. Deze werkgroep is bedoeld om tips, goede praktijken en oplossingen uit te wisselen voor de archiefproblemen waarmee de archivarissen en archiefbeheerders van deze instellingen geconfronteerd worden.
  • zich bezighouden met de verhuizing van de archieven van een van de door het Centrum beheerde rusthuizen.
  • het klassement van de lopende archieven van de sociale dienst reorganiseren (actieve dossiers van de begunstigde burgers).
  • de beroepsregels naleven.

 

 

Aanvullende gegevens

  • Adres: Reyerslaan 70 – 1030 Brussel
  • Telefoon: 02/435.57.74
  • Website: lien

 

 

OCMW Schaerbeek (Archiefdienst) © Alle rechten voorbehouden