Dans le cadre de la formation Met@ (Management et Traitement des Archives et de l’Information) de l’UCLouvain, un projet pilote a été mené par l’Archiviste au sein de la commune de Woluwe-Saint-Pierre afin d’améliorer la gestion documentaire et de préparer la mise en place d’un véritable tableau de tri. Ce projet est né d’un constat simple : depuis plusieurs décennies, les archives communales s’accumulent et les délais de conservation ne sont pas systématiquement définis, entraînant un manque croissant d’espace et une difficulté à distinguer les documents à conserver de ceux pouvant être éliminés.
Les différents acteurs liés au projet
Plutôt que de se lancer immédiatement dans un vaste projet de numérisation, il a été décidé de revenir aux fondamentaux de l’archivage : identifier les documents produits par les services, déterminer leur durée d’utilité administrative et légale, puis fixer leur sort final. Le service du Secrétariat communal a été choisi comme service pilote afin de tester la méthodologie avant son déploiement dans l’ensemble de l’administration.
L’étude a débuté par une analyse approfondie de la situation existante. Celle-ci a révélé l’importance du volume documentaire géré par la commune : près de 12 500 boîtes d’archives conservées sur 1 500 mètres linéaires, auxquelles s’ajoutent les archives numériques réparties sur différents serveurs. Le Secrétariat communal représente à lui seul 544 boîtes d’archives réparties en 76 thématiques. Pourtant, seulement 20 % des types de documents recensés disposaient d’un délai de conservation clairement défini avant le projet.
Afin d’impliquer les utilisateurs et de limiter les résistances au changement, une approche participative inspirée du modèle de Kotter a été adoptée. Plusieurs réunions de travail ont été organisées avec les agents du Secrétariat communal puis avec le service des Affaires juridiques. Ces entretiens ont permis d’identifier les documents papier et numériques produits dans le cadre des activités quotidiennes, de distinguer les archives des simples documents de travail et de réfléchir collectivement aux délais de conservation appropriés.
Le projet a également permis de mettre en évidence plusieurs problématiques : documents conservés inutilement, doublons, intitulés incohérents, archives transférées entre services ou encore absence de règles communes de classement. Pour y remédier, des procédures d’archivage simplifiées ont été créées, un bordereau de versement aux archives a été instauré et un important travail d’harmonisation de l’inventaire existant a été entrepris.
L’aboutissement de ce travail est la création d’un tableau de tri détaillé reprenant, pour chaque type de document, son support, son emplacement, son délai de conservation, sa destination finale et diverses informations utiles pour de futurs projets de dématérialisation et d’archivage électronique. Cette démarche a déjà permis d’identifier de nombreuses archives devenues inutiles ainsi qu’un potentiel de destruction d’au moins 66 boîtes au sein du Secrétariat communal, contribuant directement à la libération d’espace de stockage.
Au-delà de l’aspect technique, ce projet a démontré l’importance de la sensibilisation des agents, de la collaboration interservices et de l’accompagnement au changement. Il constitue désormais une base solide pour étendre la démarche à l’ensemble des services communaux, améliorer la conformité légale, optimiser la gestion de l’information et préparer sereinement les futurs projets de numérisation et d’archivage électronique de la commune de Woluwe-Saint-Pierre.
Tableau de tri du Secrétariat communal
Nb : le modèle de Kotter est une méthode de conduite du changement en 8 étapes conçue par John Kotter, professeur à la Harvard Business School. Il se concentre sur l’aspect humain et le leadership pour garantir la réussite d’une transformation organisationnelle et éviter les résistances.
