In het kader van de opleiding Met@ (Beheer en Verwerking van Archieven en Informatie) van de UCLouvain heeft de archivaris binnen de gemeente Sint-Pieters-Woluwe een proefproject uitgevoerd om het documentbeheer te verbeteren en de invoering van een echt sorteerschema voor te bereiden. Dit project is ontstaan uit een eenvoudige constatering: al tientallen jaren stapelen de gemeentearchieven zich op en zijn de bewaartermijnen niet altijd vastgelegd, wat leidt tot een toenemend ruimtegebrek en tot de moeilijkheid om te onderscheiden welke documenten bewaard moeten blijven en welke kunnen worden vernietigd.
De verschillende actoren die bij het project betrokken zijn
In plaats van meteen aan een grootschalig digitaliseringsproject te beginnen, werd besloten terug te keren naar de basisprincipes van archivering: de door de diensten geproduceerde documenten identificeren, hun administratieve en wettelijke bewaartermijn vaststellen en vervolgens bepalen wat er uiteindelijk mee moet gebeuren. De dienst van het Gemeentesecretariaat is gekozen als proefproject om de methodologie te testen voordat deze in het hele gemeentebestuur wordt ingevoerd.
De studie begon met een grondige analyse van de huidige situatie. Hieruit bleek hoe omvangrijk het archiefbestand is dat door de gemeente wordt beheerd: bijna 12.500 archiefdozen, opgeslagen over een lengte van 1.500 strekkende meter, en daarnaast nog de digitale archieven die over verschillende servers zijn verspreid. Het Gemeentesecretariaat alleen al telt 544 archiefdozen, verdeeld over 76 thema’s. Toch had slechts 20 % van de geïnventariseerde documentsoorten vóór het project een duidelijk vastgestelde bewaartermijn.
Om de gebruikers bij het proces te betrekken en weerstand tegen verandering te beperken, is gekozen voor een participatieve aanpak die is geïnspireerd op het model van Kotter . Er zijn verschillende werkbijeenkomsten georganiseerd met de medewerkers van het Gemeentesecretariaat en vervolgens met de dienst Juridische Zaken. Dankzij deze gesprekken konden we vaststellen welke papieren en digitale documenten er in het kader van de dagelijkse werkzaamheden worden geproduceerd, een onderscheid maken tussen archiefstukken en gewone werkdocumenten, en gezamenlijk nadenken over de juiste bewaartermijnen.
Het project heeft ook verschillende problemen aan het licht gebracht: documenten die onnodig worden bewaard, dubbele exemplaren, inconsistente titels, archieven die tussen diensten worden overgedragen en het ontbreken van gemeenschappelijke regels voor het ordenen van documenten. Om dit te verhelpen zijn er vereenvoudigde archiveringsprocedures ingevoerd, is er een afgifteformulier voor het archief opgesteld en is er een omvangrijk harmonisatieproject van de bestaande inventaris gestart.
Het resultaat van dit werk is de opstelling van een gedetailleerde sorteertabel waarin voor elk type document het medium, de opslaglocatie, de bewaartermijn, de eindbestemming en diverse nuttige gegevens zijn opgenomen voor toekomstige projecten op het gebied van digitalisering en elektronische archivering. Dankzij deze aanpak zijn er al talrijke overbodig geworden archiefstukken geïdentificeerd en is vastgesteld dat er binnen het Gemeentesecretariaat ten minste 66 dozen kunnen worden vernietigd, wat rechtstreeks bijdraagt aan het vrijmaken van opslagruimte.
Afgezien van het technische aspect heeft dit project aangetoond hoe belangrijk het is om medewerkers bewust te maken, samen te werken tussen verschillende diensten en ondersteuning te bieden bij veranderingen. Het vormt voortaan een solide basis om de aanpak uit te breiden naar alle gemeentelijke diensten, de naleving van de wetgeving te verbeteren, het informatiebeheer te optimaliseren en met een gerust hart toekomstige projecten op het gebied van digitalisering en elektronische archivering van de gemeente Sint-Pieters-Woluwe voor te bereiden.
Sorteertabel van het Gemeentesecretariaat
Nb : Het model van Kotter is een methode voor verandermanagement in 8 stappen, ontwikkeld door John Kotter, hoogleraar aan de Harvard Business School. Hij richt zich op het menselijke aspect en leiderschap om het welslagen van een organisatorische transformatie te waarborgen en weerstand te voorkomen.
